LAMAN LDP SMK KEDAI BULOH

KURSUS PENINGKATAN PROFESIONALISME GURU KALI PERTAMA

TARIKH : 4 APRIL 2009
HARI : SABTU
MASA : 8.00 PAGI HINGGA 4.30 PETANG
TAJUK : SISTEM PENGURUSAN FAIL

PENCERAMAH : PN. NOOR ADLINA GOOI BT ABDULLAH
PENOLONG KANAN PENTADBIRAN
SMK. DATO' AHMAD MAHER
KOTA BHARU

1. Definisi Fail

A folder which letters are properly arranged dan mesti ada tarikh, indeks dan no. rujukan.

2. Definisi Sistem Fail

Proses menyimpan rekod/dokumen secara terperinci.

3. Kenapa Fail Perlu?

- alat perhubungan penting
- mengurus maklumat jabatan
- membantu membuat keputusan

4. Tujuan Pendaftaran Fail

Bertujuan menyenangkan tatacara pendaftaran dan pengendalian fail dengan
menggunakan senarai pengkelasan yang telah ditentukan dan diberikan nombor kod
masing-masing.

5. Peringkat Keselamatan Fail

a. Rahsia Besar - keselamatan negara - warna kuning palang (X) merah
b. Rahsia - tender - merah jambu
c. Sulit - prestasi tahunan - warna hijau
d. Terhad - Fail peribadi - putih
e. Biasa - terbuka/harian - putih
f. Sampul kecil - fail sementara - kuning/perang

6. Memberikan Kod Fail

Tajuk boleh menggunakan kod seperti berikut:
Contoh: DEA 1122 / 05 / 05 / 001 A atau SMKKBh / 05 / 05 / 001 A

DEA 1122 - kod sekolah
05 - kurikulum
05 - panitia
001 - mata pelajaran
A - fail pertama
Setiap fail mesti ada kertas minit dan salinan surat-surat yang dihantar
Kertas minit mestilah mempunyai ruangan bil. surat, kertas minit/tajuk surat dan helaian no.

- Surat masuk : warna merah

contoh : Surat dari ____ bertarikh _______ dikandung/difailkan pada _____. Rujukan no. __

- Surat keluar : warna biru

contoh : Surat kepada ____ bertarikh ______ dihantar pada _____ . Ruj. no. ___

7. Senarai Fail Panitia

A - Fail Induk Panitia (Surat dari Kementerian/JPN/PPD)
B - Sukatan dan Huraian Sukatan Pelajaran dan Rancangan Pelajaran Tahunan
C - Mesyuarat Panitia (Surat panggilan mesyuarat dan minit mesyuarat)
D - Program Panitia (Perancangan Strategik, Program Kecemerlangan dll)
E - Keputusan Ujian/Peperiksaan/Head Count
F - Pencerapan P & P
G - Penyemakan Buku Latihan
H - KoAkademik
I - Bank Soalan
J - Maklumat/Jadual peribasi setiap ahli panitia, perkembangan staf, kewangan , inventori
dan PAFA

8. Semak dan pastikan tidak berlaku:

- Fail sama tajuk dan sama nombor
- Fail sama tajuk dan lain nombor
- Fail lain tajuk dan sama nomborsemak suratbaca isi suratrujuk panduan - semak surat
- baca surat
- rujuk panduan
- tentukan no. rujukan fail
- tentukan/pilih kulit fail mengikut kategori surat
- tulis tajuk dan nombor rujukan fail pada kulit fail baru
- buat catatan atas kertas minit
- kandubgan surat dalam fail
- catat dalam kertas doket

9. Penkelasan Fail

- memberikan tajuk fail

- kurikulum
- kokurikulum
- hal ehwal murid
- perjawatan dan perkhidmatan kakitangan
- kewangan dan akaun
- pentadbiran

Contoh : Kurikulum

- jadual waktu
- peperiksaan
- laporan jemaah nazir sekolah
- pengurusan panitia
- pusat sumber sekolah

Kokurikulum

- persatuan ikhtisas
- panduan dan kerjaya
- kesihatan

10. Cara Membuka Fail

- namakan fail - contoh - Mesyuarat Panitia
- nombor bersistem - SMKKBh /05/05/001
- tebuk lubang 1 cm dari sisi tepi
- terdapat kertas minit - terletak di kiri kulit fail
- surat tersusun- yang terkini di atas
- 100 dokumen/helaian/tebal 1 inci - tutup fail

11. Tutup Fail

- 100 helaian/tebal 1 inci
- nombor fail baru - sama , contoh: SMKKBh/05/05/001A tambah Jld. II
- Fail lama yang ditutup hendaklah diikat kemas dengan tali putih
- letak fail lama di belakang fail baru

12. Jangka Hayat Fail

- 5 tahun
- selepas 5 tahun, tulis surat kepada Arkib Negara
- jika tiada jawapan, simpan selamat di tempat khas untuk rujukan

13. Isu-isu

- tiada buku peredaran/pergerakan fail
- sistem tidak tekal
- fail berpindah bersama guru
- bawa bali fail ke rumah
- tiada pemantauan dokumen secara berterusan
- dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk

14. Kepentingan Sistem Fail

- Pengurusan fail yang sistematik mencerminkan imej pengurusan sekolah yang berkualiti

Rumusan

Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah berkualiti mempunyai sistem fail yang cekap.